Groeien met Microsoft Business Central in partnerschap

Stel u voor: al uw bedrijfsprocessen, van financiën en verkoop tot magazijnbeheer, in één overzichtelijk systeem. Dat is in een notendop wat Microsoft Business Central doet voor een KMO. Zie het niet zomaar als software, maar als het digitale zenuwstelsel van uw onderneming. Het verbindt alles en iedereen en legt de basis voor een vlotte samenwerking.

Uw bedrijf verbinden voor échte groei

In veel KMO’s is het een bekend verhaal: elke afdeling heeft zijn eigen eilandje. Verkoop gebruikt een CRM, de boekhouding een apart pakket en het magazijn? Dat werkt vaak nog met complexe spreadsheets. Deze losse systemen leiden onvermijdelijk tot dubbel werk, fouten en – misschien wel het ergste – trage beslissingen. Hoeveel tijd gaat er niet verloren met het samenvoegen van cijfers uit verschillende rapporten om een helder, gezamenlijk beeld te krijgen?

Microsoft Business Central breekt die muren af. Het is geen standaardpakket dat u even installeert; het is een strategische keuze om al uw processen te verenigen. Zo legt u een solide basis waarop uw teams eindelijk écht kunnen samenwerken en als partners naar een gemeenschappelijk doel toewerken.

De kracht van één bron van waarheid

De magie zit hem in de centrale database die samenwerking faciliteert. Wanneer een verkoper een order plaatst, wordt de voorraad in het magazijn meteen bijgewerkt. Tegelijkertijd ziet de financiële afdeling de verwachte omzet binnenkomen en krijgt de logistieke dienst een seintje om de verzending voor te bereiden. Iedereen, van A tot Z, werkt met dezelfde, actuele informatie.

Gedaan dus met het manueel overzetten van data. Dat scheelt niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten aanzienlijk. Volgens Microsoft besteden bedrijven die overstappen gemiddeld 75% minder tijd aan manuele administratie. Een enorme winst in productiviteit die u kunt investeren in betere samenwerking en klantenservice. Voor meer details kunt u deze inzichten op de website van Microsoft nalezen.

Een partner die met u meegroeit

De echte kracht van Microsoft Business Central is de flexibiliteit. Het platform is ontworpen om zich aan te passen aan de unieke werking van uw KMO. Het groeit gewoon met u mee, of u nu een starter bent of een gevestigde waarde in uw sector.

Het is méér dan software; het is een motor voor efficiëntie en samenwerking. Door data en processen te verbinden, kan uw team slimmer en sneller handelen, met een compleet en actueel overzicht van de hele onderneming.

De onderstaande tabel geeft alvast een voorproefje van de kernvoordelen.

Microsoft Business Central in een notendop

Een samenvatting van de kernvoordelen en focusgebieden van het platform.

Zoals u ziet, gaat het om een totaaloplossing die uw bedrijf fundamenteel kan versterken. In de volgende secties duiken we dieper in de verschillende modules en mogelijkheden.

Financiën en operaties: eindelijk op dezelfde golflengte

In veel kmo’s lijkt het soms alsof financiën en de operationele teams op twee verschillende planeten leven. De boekhoudafdeling zwoegt op facturen en rapporten, terwijl de mensen op de werkvloer zich focussen op productie, verkoop en logistiek. Die twee werelden komen vaak pas op het einde van de maand samen, wat steevast uitdraait op een race tegen de klok en beslissingen die gebaseerd zijn op cijfers van gisteren.

Microsoft Business Central breekt die muur tussen afdelingen af en laat ze als partners samenwerken. Zie het niet als een apart boekhoudpakket, maar als het centrale zenuwstelsel van je bedrijf. Elke actie op de werkvloer – een verkoop, een aankoop, een productieorder – heeft onmiddellijk een financiële vertaling in het systeem. Zo ontstaat er een constante, real-time synchronisatie die de basis legt voor een proactief en financieel gezond bedrijf.

Van aparte eilandjes naar één vloeiend proces

Neem nu een Belgische groothandel in bouwmaterialen. Vroeger betekende een nieuwe bestelling een hele reeks losse stappen. Een verkoper noteerde de order, stuurde een mailtje naar het magazijn, en pas veel later maakte de boekhouding een factuur op. De voorraad? Die werd manueel bijgehouden in een Excel-bestand, wat natuurlijk de deur openzette voor fouten en onverwachte tekorten.

Met Microsoft Business Central ziet diezelfde workflow er compleet anders uit.

• Real-time voorraadbeheer: Zodra een verkoper een order ingeeft, wordt de voorraad automatisch gereserveerd in het systeem. Iedereen, van aankoop tot magazijnier, werkt samen met dezelfde data en ziet meteen wat er écht beschikbaar is. Geen giswerk meer.
• Automatische boekingen: Diezelfde verkooporder zet op de achtergrond meteen de juiste financiële transacties in gang. De omzet wordt geboekt, de kostprijs van de goederen wordt geregistreerd en er wordt een post aangemaakt voor de klant die nog moet betalen.
• Slimme bevoorrading: Wanneer de voorraad van een product onder een bepaald niveau zakt, kan het systeem automatisch een bestelvoorstel maken voor de aankoopafdeling. Zo grijp je nooit meer mis en blijft de business draaien.

Dankzij deze naadloze samenwerking verdwijnt de vervelende vertraging tussen wat er in de praktijk gebeurt en hoe dat financieel wordt verwerkt. Je boekhouding is niet langer een terugblik, maar een actuele spiegel van de realiteit van je bedrijf.

Een rustige maandafsluiting en grip op je cashflow

Een van de grootste overwinningen die je met deze integratie boekt, is de transformatie van de maandafsluiting. Wat vroeger een stressvolle periode was vol data verzamelen en dubbelchecken, wordt een vlot en voorspelbaar proces. Alle transacties zijn doorheen de maand al correct geregistreerd, waardoor de afsluiting zelf veel sneller en nauwkeuriger verloopt.

De échte winst zit hem in het strategische inzicht. Als je financiële data rechtstreeks gekoppeld is aan de operationele realiteit, kan je proactief sturen op je cashflow, marges en winstgevendheid. Je reageert niet langer op oude cijfers, je anticipeert.

Deze efficiëntieslag is een belangrijke reden waarom Belgische bedrijven hierin investeren. Een onderzoek van Agoria, de federatie van de technologische industrie, toonde aan dat in 2023 ongeveer 38% van de middelgrote ondernemingen in België investeerde in ERP-systemen om efficiënter te werken. Meer dan 40% daarvan koos voor Microsoft Business Central, mede door de sterke integratie met het vertrouwde Microsoft 365. Gebruikers melden een versnelling van hun maand- en jaarafsluitingen van maar liefst 30%. Wil je meer lezen over de concrete voordelen? Op manercpa.com vind je ervaringen van andere bedrijven.

Die extra tijd die vrijkomt, stelt financiële teams in staat om zich te focussen op wat echt telt: analyse en strategisch advies. In plaats van louter cijfers te controleren, worden ze een waardevolle partner die het management helpt om slimmere, datagestuurde beslissingen te nemen voor de toekomst.

Verkoop en klantenservice naar een hoger niveau tillen

Een vlotte verkoop en een ijzersterke klantenservice zijn de motor van elke kmo. Toch zien we in de praktijk vaak dat deze teams in aparte werelden leven, los van de rest van het bedrijf. Dit leidt onvermijdelijk tot frustraties: gemiste kansen, trage reacties en klanten die hun verhaal telkens opnieuw moeten doen. Microsoft Business Central breekt die muren af.

Het platform verandert de manier waarop uw teams met klanten omgaan. Zie het niet als een losstaand CRM-systeem, maar als een geïntegreerd onderdeel van uw hele bedrijfsvoering. Elke interactie – van de eerste offerte tot een servicevraag na aankoop – wordt opgeslagen in één centraal systeem. Zo ontstaat er een levendig en compleet klantbeeld dat voor iedereen toegankelijk is, wat samenwerking stimuleert.

Dankzij deze aanpak werken afdelingen niet langer langs elkaar heen, maar als één geolied team. Krijgt een servicemedewerker een telefoontje? Dan ziet hij meteen de volledige bestelgeschiedenis en openstaande facturen. Gaat een verkoper op klantenbezoek? Hij heeft direct inzicht in lopende servicekwesties. Dit is niet alleen efficiënter, maar bouwt ook aan een veel persoonlijkere en sterkere klantenrelatie.

De kracht van samenwerking in de praktijk

Eén van de meest tastbare voordelen is de naadloze integratie met Microsoft Outlook, een tool die uw verkopers sowieso elke dag gebruiken. Stel u voor dat een klant mailt met een vraag over een product. Vroeger was dat een heel gedoe: inloggen in het CRM, klantgegevens opzoeken, overschakelen naar het ERP voor voorraadinformatie en dan een offerte maken in nóg een ander programma.

Met Microsoft Business Central gebeurt dit allemaal binnen de vertrouwde omgeving van Outlook.

• Directe klantinzichten: Met een paar klikken heeft de verkoper een volledig overzicht van de klant – contactgegevens, bestelhistoriek, openstaande posten – rechtstreeks in zijn inbox.
• Snelle offertes: Hij kan meteen vanuit Outlook een professionele offerte opstellen met actuele product- en prijsinformatie uit Business Central.
• Minder afleiding: Doordat er niet constant tussen applicaties geswitcht hoeft te worden, blijft de focus scherp en wordt de reactietijd aanzienlijk korter.

Deze integratie is een perfect voorbeeld van hoe het platform samenwerking écht makkelijk maakt. Het schrapt onnodige stappen en geeft uw team de tools om sneller en slimmer te reageren.

Een 360-graden klantbeeld opbouwen

Het einddoel is een compleet beeld van elke klantrelatie. En dat gaat veel verder dan enkel contactgegevens en verkoopcijfers. Het omvat elke interactie, op elk contactpunt, gedurende de volledige levenscyclus van de klant.

Door verkoop, service en backoffice op één platform te verenigen, creëert u een transparante en proactieve organisatie. Teams zien niet alleen wat er in het verleden is gebeurd, maar kunnen ook beter samen anticiperen op de toekomstige noden van de klant.

Dit gedeelde inzicht stelt uw teams in staat om:

• Proactief kansen te spotten: Een servicemedewerker ziet bijvoorbeeld dat een klant vaak onderdelen voor een ouder model bestelt. Dat is een perfect signaal voor de verkoopafdeling om samen een upgrade voor te stellen.
• Een consistente ervaring te bieden: Of een klant nu belt, mailt of via de webshop bestelt, elke medewerker heeft toegang tot dezelfde informatie en kan een eenduidig antwoord geven.
• Service na verkoop te stroomlijnen: Wanneer alle data centraal staat, van verkoop tot logistiek, kunnen servicecontracten en onderhoudsplanningen veel efficiënter beheerd worden.

Deze geïntegreerde aanpak is ook goud waard voor bedrijven met een webshop. De data uit uw e-commerceplatform kan rechtstreeks synchroniseren met Business Central, waardoor online bestellingen automatisch in de juiste workflow terechtkomen. Voor wie hier meer over wil weten: in ons artikel over een volledige webshop kan reeds vanaf € 1500 vindt u nuttige inzichten. Door die connectie te leggen, zorgt u voor een vlekkeloze klantervaring van begin tot eind.

De juiste implementatiepartner is de sleutel tot succes

Een ERP-systeem als Microsoft Business Central kiezen is een grote stap, maar de échte winst zit in de implementatie. Zie het niet als een puur technisch project. Het is een verandering die door heel uw bedrijf voelbaar zal zijn, van de werkvloer tot in de directiekamer. Het succes hangt dan ook niet enkel af van de software zelf, maar vooral van de partner die u kiest om u te begeleiden.

De keuze voor een implementatiepartner is net als het kiezen van een gids voor een pittige bergtocht. U hebt iemand nodig die niet alleen de kaart kan lezen (de software kent), maar ook het terrein begrijpt (uw bedrijfsprocessen). Iemand die weet wanneer er storm op komst is (marktontwikkelingen) en u veilig voorbij de valkuilen loodst. Een softwareleverancier installeert een pakket; een échte partner bouwt samen met u aan een oplossing die werkt.

Zo'n partnerschap is gebouwd op wederzijds vertrouwen en een diepgaand begrip van uw unieke uitdagingen en doelen.

Veel meer dan zomaar wat software installeren

Een goede implementatie volgt een logisch pad. En dat pad begint niet met het installeren van software, maar met luisteren. Een sterke partner investeert eerst tijd om uw huidige manier van werken te doorgronden. Wat loopt er goed? Waar knelt het schoentje? En vooral: wat wilt u precies bereiken met Microsoft Business Central?

Pas wanneer die vragen helder beantwoord zijn, start de configuratie. Dat is geen kwestie van wat vinkjes aan- of uitzetten. Het is het platform zo inrichten dat het uw processen perfect ondersteunt, zodat uw mensen efficiënter kunnen samenwerken. Het doel is simpel: de software moet voor úw bedrijf werken, niet andersom.

De onderstaande afbeelding toont de drie cruciale fases die we in elk implementatietraject doorlopen.

U ziet het: een grondige analyse is het fundament. Daarop bouwen we de configuratie en, tot slot, de training van uw team.

De menselijke factor is doorslaggevend

Die laatste stap, de training, is misschien wel de allerbelangrijkste. Zelfs het best ingerichte systeem is waardeloos als uw medewerkers er niet mee willen of kunnen werken. Een goede partner snapt dat en focust op de menselijke kant van verandering. Ze geven niet zomaar een technische handleiding, maar begeleiden uw team écht door de overstap.

Wat houdt dat concreet in?

• Rolgebaseerde training: Iedereen leert precies wat hij of zij nodig heeft voor de dagelijkse taken. Geen overbodige ballast, wel een snellere leercurve.
• Praktische workshops: We oefenen met herkenbare situaties uit de eigen werkomgeving. Dat maakt het tastbaar en vergroot de acceptatie.
• Continue ondersteuning: Ook na de ‘go-live’ blijft de partner beschikbaar voor vragen, bijsturing en verdere optimalisaties. Dit partnerschap is essentieel.

Een implementatie is pas geslaagd als uw medewerkers de nieuwe tools omarmen en de voordelen van een betere samenwerking elke dag opnieuw ervaren. De juiste partner is de katalysator die dit proces versnelt en eventuele weerstand helpt overwinnen.

Het is een serieuze investering, maar gelukkig staat u er in België niet alleen voor. Er bestaan subsidies om deze digitale sprong te ondersteunen. In ons artikel over de mogelijkheden van de KMO-portefeuille leest u hoe u financiële steun kunt aanvragen voor zowel advies als opleiding.

Een partnerschap voor de lange termijn

De samenwerking stopt niet op de dag dat de schakelaar omgaat. Integendeel. Uw bedrijf groeit, de markt verandert, en Microsoft Business Central zelf krijgt voortdurend updates met nieuwe mogelijkheden. Een strategische partner blijft aan uw zijde om te zorgen dat u het maximale uit uw investering blijft halen.

Denk aan periodieke evaluaties om te checken of alle processen nog optimaal verlopen. Of aan proactief advies over nieuwe modules of apps die extra waarde kunnen toevoegen. Het is een continue dialoog die ervoor zorgt dat uw ERP-systeem een motor voor groei en samenwerking blijft. Vandaag én in de toekomst.

De kracht van het Microsoft-ecosysteem benutten

De échte magie van Microsoft Business Central schuilt niet enkel in wat het platform zélf kan, maar vooral in hoe het naadloos samenwerkt met de tools die uw team al elke dag gebruikt. Het is geen geïsoleerd eiland. Zie het als het kloppend hart van een productief en verbonden digitaal kantoor, en net dat partnerschap binnen het Microsoft-ecosysteem maakt het systeem zo krachtig voor kmo's.

Stel het u voor als perfect passende bouwblokken. Elk blokje – of het nu Excel, Outlook, Teams of Power BI is – heeft zijn eigen functie, maar samen vormen ze een stevig bouwwerk op maat van uw bedrijf. U hoeft geen complexe, dure connecties te bouwen; de verbindingen zijn al aanwezig en ontworpen om vlekkeloos samen te werken.

Deze ingebouwde synergie zorgt ervoor dat informatie moeiteloos stroomt tussen applicaties. De barrières tussen afdelingen en taken verdwijnen, waardoor samenwerking en efficiëntie een natuurlijk onderdeel van de dagelijkse workflow worden.

Van data naar direct inzicht met Excel en Power BI

Een van de meest gewaardeerde functies is de diepe integratie met Microsoft Excel. Iedereen kent Excel, en Business Central maakt er slim gebruik van. Met één enkele klik exporteert u financiële data, verkooprapporten of voorraadlijsten rechtstreeks naar een vertrouwde spreadsheet voor een diepere analyse.

Maar het gaat nog verder. U kan gegevens in Excel aanpassen en die vervolgens gewoon weer publiceren in Microsoft Business Central. Dit is ideaal voor taken zoals het snel bijwerken van budgetten of het corrigeren van journaalposten, zonder dat u manueel data moet overtypen.

Voor wie écht in de cijfers wil duiken, is de koppeling met Power BI een gamechanger. Power BI transformeert de ruwe data uit uw ERP-systeem in levende, interactieve dashboards.

• Realtime visualisaties: Volg uw verkoopcijfers, cashflow en voorraadniveaus in real time via heldere grafieken en diagrammen.
• Diepgaande inzichten: Zoom in op specifieke trends, identificeer knelpunten en ontdek nieuwe kansen, allemaal op basis van actuele data.
• Toegankelijk voor iedereen: De dashboards kunnen eenvoudig gedeeld worden binnen uw organisatie. Zo is iedereen, van directie tot teamleider, op de hoogte en kan men samen beslissingen nemen op basis van feiten.

Automatisering en samenwerking stroomlijnen

De samenwerking stopt niet bij data-analyse. Met tools als Power Automate en Microsoft Teams wordt Business Central de motor achter een efficiëntere en meer collaboratieve werkplek. Repetitieve, manuele taken? Die behoren voorgoed tot het verleden.

Power Automate is als een digitale assistent die taken automatiseert tussen uw verschillende applicaties. U creëert er workflows mee zonder ook maar één regel code te hoeven schrijven.

De kracht van het ecosysteem is dat het de grenzen tussen applicaties doet vervagen. Uw team werkt niet langer ‘in’ Business Central of ‘in’ Teams; ze werken gewoon in een digitale omgeving waar alles met elkaar praat.

Denk maar eens aan deze concrete voorbeelden:

• Goedkeuringsflows: Wanneer een aankooporder in Business Central een bepaald bedrag overschrijdt, kan er automatisch een goedkeuringsverzoek worden verstuurd via Teams. De manager keurt de order met één klik goed, rechtstreeks in de chat.
• Klantnotificaties: Zodra een grote bestelling wordt verzonden vanuit Business Central, kan er automatisch een e-mail naar de klant gaan met de trackinginformatie.
• Data-updates in SharePoint: Nieuwe klantgegevens die in Business Central worden ingevoerd, kunnen automatisch synchroniseren met een klantenlijst in SharePoint. Zo heeft het hele team meteen toegang.

Deze automatisering bespaart niet alleen enorm veel tijd, maar verkleint ook de kans op menselijke fouten en zorgt voor een consistent proces. De investering in dergelijke systemen kan bovendien ondersteund worden. Meer informatie hierover vindt u in ons artikel dat uitlegt hoe Expertmedia de certificatie voor de KMO-portefeuille behaalde, wat financiële voordelen kan opleveren voor uw kmo.

Door Microsoft Business Central te omarmen, kiest u dus niet voor één losstaand softwarepakket. U kiest voor een geïntegreerd platform dat de productiviteit van uw hele organisatie verhoogt door de kracht van samenwerking centraal te stellen.

Veelgestelde vragen over Microsoft Business Central

Hier duiken we in enkele vragen die we vaak horen van kmo’s die overwegen om met Microsoft Business Central te starten. We geven u heldere, praktische antwoorden, recht uit de praktijk.

Past Business Central wel bij mijn sector?

Jazeker. De basis van Business Central is enorm veelzijdig en sluit meteen goed aan bij sectoren zoals distributie, productie en professionele dienstverlening. Maar de echte magie zit ‘m in de flexibiliteit.

Het platform werkt samen met een heel ecosysteem van gespecialiseerde partners. Via de AppSource vindt u tal van apps die de software perfect afstemmen op de unieke processen van nichemarkten in België. Een goede partner is daarbij goud waard: die helpt u de juiste apps te kiezen en te implementeren, zodat de software u past als een maatkostuum.

Wat is nu precies het verschil met Dynamics 365 Finance?

Het belangrijkste verschil is voor wie het bedoeld is. Microsoft Business Central is een totaalpakket, ontworpen op maat van kmo's. Het brengt financiën, verkoop, service en operaties samen in één systeem. Zo werkt iedereen vlot samen.

Dynamics 365 Finance is andere koek. Dat richt zich op grote, internationale bedrijven met complexe financiële structuren, vaak verspreid over meerdere landen. Het is slechts één onderdeel van een veel grotere suite van afzonderlijke Dynamics 365-apps voor heel specifieke taken.

Hoelang duurt een implementatie eigenlijk?

Dat hangt volledig af van de complexiteit van uw bedrijfsprocessen en hoeveel data we moeten overzetten. Gemiddeld moet u rekenen op enkele maanden. Zie het als een traject dat we samen afleggen, met een realistische planning en nauwe samenwerking.

Een stapsgewijze aanpak, die we samen met u uitstippelen, is de beste garantie voor een soepele overgang. Zo houden we de impact op uw dagelijkse werk minimaal. Partnership is hier de sleutel tot succes.

Door de implementatie op te delen in logische fases, kan uw team rustig wennen aan de nieuwe software en beperken we de risico’s.

Kan ik Business Central koppelen aan mijn webshop?

Absoluut. Connectiviteit zit in het DNA van Business Central. Het platform heeft standaard connectoren en krachtige API's waarmee u kunt koppelen met zowat elke denkbare software: e-commerceplatformen, CRM-systemen of gespecialiseerde tools voor logistiek.

Hier speelt een ervaren partner een cruciale rol. Wij zorgen ervoor dat de data tussen uw webshop en Business Central vlekkeloos en betrouwbaar synchroniseert. Het resultaat? Uw online verkoop en uw backoffice werken samen als één geoliede machine.

Klaar om de samenwerking binnen uw kmo een flinke boost te geven en uw processen te stroomlijnen? Expertmedia staat als partner voor u klaar om het potentieel van Microsoft Business Central te ontdekken. Bezoek https://www.expertmedia.be en zet vandaag nog de eerste stap.